お知らせ

NPO・市民団体の総会、新型コロナ禍のなかでどう開く?

意外と簡単、オンライン総会

会場を借りて集まるのではなく、オンライン会議で総会を開くこともできます。
NPO法人の社員総会と認められるには、メーリングリストや電子掲示板ではだめです。通常の総会と同じように、参加者が同時に集まって、みなその場で発言したり聞き合えたりする環境でないといけない、とされています。(後述の内閣府サイト、大阪府サイトなど)

オンライン会議のツールとしてよく使われているものに「Zoom」(ズーム)があります。
簡単に言うと、主催者がネット上に会議室を作って、参加者がそこにアクセスして集まる感じです。
Zoomを使うための条件や使用方法を、簡単に説明しますと…

【必要な機材】
インターネットにつながったパソコンかタブレットかスマートフォン。ウェブカメラとマイクと、スピーカーまたはイヤフォンが必要ですが、デスクトップパソコン以外は付属していることが多いので、とりあえず試してみれば分かります。
デスクトップパソコンなどで付いていない場合は、規格が合うものを買って、接続します。

【参加方法】
Zoomは、会議を設定するにはアカウントが必要ですが、誰かが設定した会議に参加するだけなら、登録もサインインも不要です。会議設定者が会議のURLを教えてくれるので、そこにアクセスするだけです。
初回はZoomアプリのダウンロードが案内されることがあります。ブラウザでもできますが、アプリを入れるほうが使いやすいと思います。

【会議を主催する(会議の設定)】
先述のとおり、会議の主催者として会議設定をするには、Zoomアカウントを持つ必要があります。アカウントは、無料のと有料のがあります。無料アカウントは、3人以上の会議が40分までになりますが、基本的な機能は有料アカウントとそれほど変わりません。会議人数は、100人までです。最初は無料アカウントで十分だと思います。

アカウントを取って、会議設定をする際は、Zoom画面の「スケジュール」から会議名を入れて設定するやり方が良いです。自分用に固定された会議のコードもあるのですが、固定のコードなので、一度番号を知った人は無関係の会議に入れてしまうことになります。
スケジュールから会議を作ると、そのつど新たな会議のコードとパスワードができるので、安心です。

「スケジュール」で会議を作ったら、上部メニューの「ミーティング」というボタンをクリックして、会議情報を表示します。会議のコードである「ミーティングID」とパスワードができていますので、そのミーティングの「招待をコピー」や「招待を表示」などをクリックすれば、会議参加者に案内するためのURLやミーティングID、パスワードが得られます。
それを、会議に招待する参加者宛てに、メールなどで送ります。
開始時間の少し前に、そのミーティングを「開始」して、他の参加者が入ってくるのを待ちます。

会議の記録データが保存される設定になっている場合は、会議終了後に、データ変換が始まって使ったパソコンなどのハードディスクなどに保存されます。パソコンの場合は「zoom」というフォルダができて、保存されます。会議を見直すには便利ですが、データが大きいので、いらなくなったら削除するほうが良いです。

関連情報:
①茨木市 市民協働推進課「新型コロナウイルス感染症に係る市内NPO法人へのお知らせ」
https://www.city.ibaraki.osaka.jp/kikou/shimin/shiminkyodo/menu/npohojin/47714.html

②大阪府 府民協働に関するトピックス
http://www.pref.osaka.lg.jp/danjo/fuminkyoudou-new/index.html

③内閣府NPOホームページ 新型コロナウイルス感染拡大に係るNPO法Q&A
https://www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus/coronavirus-qa

茨木市市民活動センター相談員 百瀬 真友美

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